Программа для управления клиентами
Есть много видов бизнеса, в которых работа организатора существенно влияет на эффективность компании. И будь это тренинговые или обучающие центры, танцевальные студии или различные школы развивающих практик, фитнес, спортивные студии, школы боевых искусств, сообщества по интересам, или даже арендодатели и владельцы помещений – проблемы организации работы с клиентами у всех похожи.
Специфика такого рода компаний зачастую заключается в том, что клиентура наращивается достаточно медленно. И не всегда, с увеличением потока людей, меняются подходы к процессам организации и методы работы с клиентами.
Хочется описать типичные проблемы, которые возникают в работе организатора и способы их решения.
Типичные проблемы компаний
Клиентская база увеличивается, и найти нужную информацию в ней очень сложно, это отнимает много времени и сил.
Данные о группах, мероприятиях, рассылках хранятся в разных файлах, информация в которых далеко не всегда совпадает. А работа по проверке информации и приведении её к общему виду слишком сложна и бесконечно откладывается «на потом».
Хочется использовать современные способы информирования клиентов – различные почтовые рассылки, а так же смс-оповещения, для чего привлекаются всё новые и новые сервисы. Следить за актуальностью клиентских баз становится уже почти совсем невозможно!
Организатору для выполнения своих обязанностей не обязательно находиться в офисе, поэтому данные начинают ещё копироваться между разными компьютерами и, как всегда, случаются ошибки.
Когда нагрузка на сотрудника становится критичной, нанимается дополнительный персонал, и все становится еще сложнее. Теперь, к проблемам, описанным выше, добавляется необходимость как-то синхронизировать информацию между сотрудниками. Каждый сотрудник вносит правки в свою версию базы и в свои файлы, в результате чего нужно либо регулярно сверять данные, либо вносить изменения по очереди.
Возможны ещё разнообразные сложности, которые определяются конкретным направлением, в котором работает компания, перечислять их можно долго. Результат таков – данные становятся разбросанными по разным файлам и базам, находятся у разных людей и на разных компьютерах. Получить полную и актуальную информацию о чем-то становится все сложнее и сложнее.
НУ И ПУСТЬ!
- Может подумать кто-то, но это неизбежно приводит к стандартным неприятностям.
Ошибки и накладки в расписании портят отношение клиентов к компании.
Важная информация или какие-то нужные данные теряются в десятках файлов у разных сотрудников, клиенты не получают своевременные приглашения или оповещения. И, соответственно, они не удовлетворены качеством оказываемых услуг.
Работа съедает массу сил и времени у организаторов, удовольствия от выполнения обязанностей мало.
КАК УЛУЧШИТЬ СИТУАЦИЮ?
Очень важно в какой-то момент собраться с силами и составить единую клиентскую базу, найти подходящую для этого программу или систему. Продумать, какая именно информация и в каком виде вам требуется для работы, и привести все данные в удобный для пользования вид. Важно, чтобы все сотрудники, имеющие доступ к базе, были ознакомлены с тем, в каком виде хранятся данные и корректно заносили туда новую информацию или редактировали старую.
Если Вы ведете учет оплаты занятий, то желательно разработать стандартный и понятный всем набор абонементов (скажем на разовое посещение, на определенное количество занятий, и абонемент на один месяц). При этом надо строго следить и учитывать, кто что оплатил, а кто нет.
Для того чтобы своевременно и удобно оповещать клиентов о ваших новостях,
мероприятиях, предложениях, полезно использовать е-мейл и СМС рассылки.
В зависимости от количества адресатов и частоты рассылок, нужно выбрать выгодный по тарифным условиям сервис. В интернете много предложений, разобраться в них не составит большого труда.
Главное не попасть на мошенников, которые могут использовать вашу базу для рассылки спама. Нашим сервисом пользуются и доверяют ему сотни компаний - мы дорожим своей репутацией!
Хорошо, если вы будете пользоваться планером для задач, которые необходимо решить в процессе организации какого-то события или, например, тренинга. Чётко поставленные задачи и ясные сроки их выполнения творят чудеса!
Любые файлы с базами, группами, какими-то данными должны иметь регулярно обновляющиеся резервные копии, так как техника иногда ломается, а потерянную информацию восстановить сложно, иногда и вовсе невозможно.
КРАСИВОЕ РЕШЕНИЕ
В какой-то момент из-за отсутствия на рынке CRM-систем подобных предложений, был придуман и создан BasePlan. Этот сервис разработан специально для организаторов, чтобы облегчить и улучшить эту работу. Что именно позволяет BasePlan:
- Работать из любой точки мира – нужен только компьютер и интернет
- Вести клиентскую базу, легко добавлять или редактировать информацию
- Не волноваться за сохранность данных – они защищены на том же уровне, что и сайты банков
- Создавать ваши мероприятия, записывать на них людей
- Автоматизировать процесс создания и выдачи абонементов
- Загружать на ваш сайт информер с расписанием мероприятий
- Делать е-мейл и СМС рассылки по вашей базе клиентов
- Быстро и удобно находить требующиеся вам данные
- Учитывать аренду помещений
- Пользоваться планировщиком задач
- Регистрировать своих сотрудников и назначать им права доступа
И это ещё не все возможности сервиса! Продумано множество удобных мелочей и учтено большинство потребностей организатора.
Можно познакомиться с системой поближе, причем совершенно бесплатно на пробном тарифном плане. Если вас всё устроило, и вы решили продолжить работу, в зависимости от величины вашей клиентской базы, нужно выбрать подходящий тариф и продолжать наслаждаться функционалом BasePlan.