Создание и редактирование мероприятий

В этом видеоролике рассказано о том, как создавать мероприятия, курсы занятий, записывать на них клиентов, отмечать пожелания клиентов, а так же делать по ним рассылки с анонсами новый занятий.

Существует два способа создать мероприятие:

• Можно его создать с чистого листа, тогда все поля вам нужно будет заполнять самостоятельно
• Можно воспользоваться готовым шаблоном, который нужно заранее добавить.

Для этого выбираем меню "Мероприятия" (или Тренинги/Занятия - зависит от значения пункта "Направление деятельности" в настройках), затем нажимаем на кнопку "Создать новое мероприятие". Затем либо нажать зеленую кнопку "Создать новое мероприятие >>" для создания "с нуля", либо в таблице чуть ниже со списком ваших шаблонов выбрать подходящий.

Наиболее удобно создавать мероприятия из шаблонов, мы рекомендуем вам разобраться с этим!

После этого вы попадете на страницу редактирования мероприятия. В первом блоке идет информация по нему - дата начала, помещение (если есть), флаг - прошло оно или нет, величина организационных расходом и зарплаты сотрудникам, участвующих в этом мероприятии.

Если ваше мероприятие проходит регулярно (например, каждые вторник и пятницу), то чтобы не создавать их постоянно на каждый день, можно сразу цикл из регулярных занятий.

Для этого надо отметить галочку «Проводить регулярно» - появится форма с настройками. В поле «По дням» указываются те дни недели, по которым оно будет проходить. Важно, чтобы дата начала мероприятий совпадала с одним из выбранных дней.

В поле «Дата окончания» нужно выбрать последнюю дату проведения. Суммарно можно за один раз создать не более 150 мероприятий (это примерно 3 мероприятия в неделю в течение года).

Если это курс занятий и люди, записавшиеся на одно занятие, хотяд и дальше, то нужно отметить галочку "Это курс". Подробнее о различии регулярных занятий и курса, а так же доп. функционале, написано в конце этого текста.

Обратите внимание: после создания всей цепочки, изменить все сразу (оптом) не получится, в случае ошибки нужно будет менять каждое занятие по отдельности, поэтому, пожалуйста, внимательно проверяйте все поля перед сохранением! Лучше всего это делать из готового и проверенного шаблона для минимизации накладок.

Далее следует большой раздел с данными по мероприятию - Его название, Категория (для того, чтобы добавить или изменить категории, необходимо зайти в раздел "Настройки" и сверху нажать на зеленую кнопку "Категории тренингов"), текстовое Описание, в котором можно использовать удобный редактор.

Затем идет стоимость и предоплата. Если предоплата не нужна, то просто не нужно ставить в этом поле галочку, если же нужна, то появляется подраздел, в котором можно задать её параметры - величину предоплаты и т.п.

В последующих полях указываются дополнительные данные по мероприятию. Если отметить галку в поле "Публичное", то это мероприятие может выгружаться автоматически из системы на другие сайты или порталы, в том числе на ваш, через специальный информер.

Следующий блок - "Ответственные за тренинг" - здесь задаются сотрудники, которые участвуют в этом мероприятии в виде организатора, ведущего их помощника, либо можно выбрать пункт "делает все", если сотрудник выполняет и роль организатора и ведущего одновременно. Можно добавлять любое кол-во сотрудников. Сюда можно выбрать сотрудников, которые могут работать в системе или у которых стоит галочка "Тренер".

В конце идет блок с дополнительными полями, которые вы можете сами создавать исходя из необходимых предпосылок вашего мероприятия (например тип питания, или как человек добирается до вас, или какие у него пожелания и т.п.). Эти поля будут показываться при записи каждого клиента на это мероприятие и выступают чем-то вроде анкеты. Затем их можно будет распечатать на бланке.

Регулярные занятия и курсы

Для создания регулярных занятий, которые повторяются каждую неделю по определенным дням, нужно отметить галочку "Проводить регулярно". Если люди ходят на них не произвольно  (то есть захотел - пришел, захотел - не явился), а придя на одно занятие, обычно продолжают ходить и дальше (или у вас идет тематический курс занятий -  на него тоже ходят одинаковые люди), то нужно отметить галочку "Это курс".

Тогда человек, записанный на какое-то занятие курса, будет автоматом записан и на все последующие занятия этого курса (но это можно отключить при записи), так же можно убрать записавшегося человека как с одного занятия, так и со всех последующих (если он перестал ходить).

В BasePlan поддерживаются оба таких варианта – для этого нужно отметить галочку «Проводить регулярно»  и задать дату начала, дни недели, по которым это проводится и дату окончания. В цикле занятий должно быть не более 50 мероприятий (если нужно больше – нужно будет еще раз создать на последующую часть).

Если это курс, то еще нужно отметить  галочку «Это курс». Тогда, у таких мероприятий, будут некоторые отличия от стандартных:

Во-первых, клиент, записанный на любое занятие из курса, будет так же записан на остальные занятия этого курса, идущие после того, на которое вы его записываете. То есть если у вас 4 занятия в курсе, и вы записываете клиента на самое первое, то он будет автоматом записан и на остальные три. Если записать на второе – то он будет написан и на третье и четвертое, но не на первое и т.п. Оплата, комментарии и другие изменения будут тоже скопированы на последующие мероприятия. Не копируются только дополнительные поля (если вы их создавали). То же самое с удалением – удалив клиента с какого-то занятия курса, он будет автоматически удален и со всех последующих занятий этого курса.

На первом занятии курса можно отметить, что человек оплатил весь курс (если такое возможно). Для всех последующих занятий, хоть флаг оплаты и остается в записи клиента, но в отчетах не отображается (будут прочерки). Поэтому нельзя удалять первое занятие из курса – будет потеряна оплата в отчетах.

Если у вас курс оплачивается не только целиком, но и есть вариант, при котором клиенты могут оплачивать его отдельные занятия (например, курс из 10 занятий стоит 2000р., а если оплачивать занятия отдельно, то 300 р. за занятие), то нужно отметить пункт "Раздельная оплата". В этом случае можно будет отмечать как оплату всего курса, так и отдельных занятий. Для оплаты всего курса в первом занятии цикла, в карточке записи клиента, нужно отметить "Оплачено полностью", при этом справа появится пункт "Оплачен весь курс" - если его отметить, то все занятия курса для этого клиента будут отмечены как оплаченные (хотя сумма оплаты будет равно нулю везде, кроме первой записи). Если не отметить "Оплачен весь курс" в первом занятии, то для каждого занятия в карточках записи можно будет отмечать сумму оплаты и флаг, что оплачено полностью.

Если вы ходите удалить все занятия созданной цепочки, начиная с текущего, то это можно сделать, зайдя в редактирование первого на удаление занятия, и внизу отметить галочку «Удалить так же все последующие тренинги в этом цикле». Тогда будет удалено не только текущее мероприятие, но и все последующие из этой цепочки.

Так же есть возможность создать расписание курсов, которые идут в разные дни в разное время и/или имеют разную длительность. Если отметить галочку «Разное время проведения» появится расширенная форма, в которой можно не только выбрать дни недели, но и время начала, а так же продолжительность каждого занятия курса в недельном расписании. Время начала, указанное в поле «Дата начала» игнорируется (берется только дата).