Импорт базы клиентов в BasePlan

Для того, чтобы загрузить вашу текущую базу с клиентами в BasePlan можно воспользоваться механизмом импорта. Для этого необходимо преобразовать вашу базу в формат CSV.

Файл формата CSV (от англ. Comma-Separated Values — значения, разделённые запятыми) представляет из себя простой текстовый файл. Каждая строка такого файла - это одна строка таблицы. Значения отдельных колонок разделяются разделительным символом. Обычно это запятая или точка с запятой.
Экспорт и редактирование данных в формате CSV поддерживают большое количество программ, в том числе Microsoft Excel, MS Outlook, MS Access, Numbers, ТаблицаПро, CSVed, OpenOffice.org Calc, KSpread, Google Docs и т.п.
Подробнее о формате можно почитать в Википедии

Основные требования к файлу CVS:

• Размер файла не должен превышать 1 мегабайта.
• Первая строка может быть как заголовком с названием полей, так и содержать данные.
• Поля (столбцы) разделаются либо точкой с запятой, либо запятой, либо знаком табуляции (можно будет выбрать)
• Кодировка файла может быть одной из следующих: Windows-1251, UTF-8, KIO8-R или CP866 (можно будет выбрать)
• Если поле имеет символы переноса строки, двойные кавычки или разделителя столбцов, то оно целиком заключается в двойные кавычки (")
• Если в поле есть символ двойных кавычек, то он экранируется еще одной двойной кавычкой
• Желательно указать Имя и Фамилию клиента, либо Имя и Отчество, либо псевдоним клиента (или все, сразу)
• Для полей типа "флажок" любое значение кроме пустой строки, нуля, минуса, слова 'нет' или 'ложь' (в люб. регистре) будет означать, что он включен
• Дата должна быть в формате dd.mm.YYYY где dd - число, mm - месяц и YYYY - полный год
• Пол - для мужского значения 'м', '1','муж' (или подстрока в слове - мужской), для женского - 'ж','2', 'жен' (или подстрока в слове) без учета регистра
• Для дополнительных полей типа "Список" и "Мультисписок" значения должны полностью совпадать с тем написанием, которые вы ввели в полях значений
• Для указания нескольких значений для мультисписка их нужно разделить символом | (без пробелов)

Пример файла можно скачать здесь.

После того, как файл получен, нужно зайти в меню «База клиентов» и затем нажать на кнопку «Импорт (загрузка) клиентов». Именно здесь и происходит импорт.

Выбираем файл для загрузки (1) и нажимаем «Загрузить и продолжить» (2).

Затем настраиваем загрузку. Если текст нечитаемый, нужно попробовать выставить другую кодировку и нажать обновить.

Если все загрузилось в один столбец – нужно выставить другой разделитель (на примере выше видно, что поля разделены символом точка с запятой). Так же, если первая строка в файле – заголовок, нужно отметить галочку «Первая строка - заголовок» и нажать «Обновить».

Если все выставлено правильно, то будет отображен файл, разбитый на столбцы.

Внимание! На экран выводятся только пять первых строк из файла (для настроек).

Теперь надо выставить значения этих столбцов (показано красными стрелками).

Для этого снизу таблицы под каждым столбцом есть выпадающий список, в котором перечислены возможные значения. Для каждого столбца, который вы хотите загрузить, нужно выбрать его тип (как на картинке чуть выше).

Если у вас есть данные, которых нет в стандартном списке из карточки клиента, можно создать дополнительные поля – подробнее про это можно прочитать здесь.

Затем нужно установить дополнительные параметры импорта, которые будут применены ко всем загружаемым клиентам:

После этого нажимаем «Сохранить и обработать». Если все в порядке, в конце вы увидите сообщение:

Это значит что в файле было 6 строк, из которых было загружено 5 клиентов (так как первая строка была заголовком, она не загружалась).