Выставление счетов

Для того, чтобы выставлять счета и принимать оплату с клиентов, для начала необходимо сделать базовые настройки системы – об этом рассказано в данном разделе помощи.

Для выставления произвольного счета клиенту, достаточно найти это клиента через любой поиск и в выпадающем меня «Операции» выбрать «Выставить счет»:

Для выставления счета для оплаты конкретного мероприятия нужно найти это мероприятие и в операциях выбрать «Работа с записанными». Напротив каждого записанного клиента в столбце операции будет пункт «Выставить счет»:

Так же в меню "Операции" для любого мероприятия есть пункт "Выставить всем счета" - это нужно для того, чтобы выставить счета всем записанным сразу.

После клика на «Выставить счет» вы попадаете на форму выставления счета:

Внизу показаны уже выставленные клиенту счета с их статусами (во избежание повторных счетов).

Если выставлять счет из мероприятия, то сразу будет проставлена либо сумма аванса, либо всего мероприятия, а так же соответствующий комментарий (сумму и комментарий можно менять). Если же это произвольный счет, то поля будут пустыми и вам нужно будет заполнить их самостоятельно.

Далее идет поле «Способ доставки». Есть два варианта доставки счета – либо вам будет показана ссылка на счет:

Вы можете её скопировать и отправить клиенту самостоятельно.

Либо же ссылку можно отправить по email (если он указан у клиента). Тогда при выборе этой опции откроется почтовый редактор:

Вы можете отредактировать это письмо, главное не менять ссылку на оплату.

Если вы выставляете счета всем записанным на мероприятие, то будет доступен только один вариант доставки счета - рассылка по email.

После чего отправляете ссылку клиенту.

При переходе по ссылке клиент увидит страницу с информацией о выставленном счете:

В шапку документа будут подставлены данные из настроек вашей компании – Логотип, «Официальное название компании»  и «Контакты». Затем идет дополнительная информация о счете – кто выставил, когда, на какую сумму и ваши комментарии к счету.

При нажатии на кнопку «Оплатить» клиент переходит в платежную систему и производит там оплату (внешний вид странички оплаты может отличаться от примера). В зависимости от способа оплаты, с клиента может взыматься комиссия - от нуля до 8%  (это комиссия самой платежной системы, мы не имеем к ней отношения).

Если вы настроили платежную систему присылать вам уведомления, то после успешной оплаты вы получите письмо об этом.

Так же, если все было правильно настроено, в BasePlan платеж клиента тоже будет обработан – во-первых это будет отображено в статусе счета (там будет стоять Оплачен), во-вторых в записи клиента на мероприятие – если есть аванс, то система покажет что он оплачен, и если пополнение сделано на всю сумму – то будет автоматом отмечено, что клиент все оплатил.

Чтобы посмотреть отчет о выставленных счетах и оплатах, нужно зайти в раздел «Отчеты» и там нажать на кнопку «Выставленный счета».

Здесь можно искать счета по дате и другим параметрам. Так же здесь виден статус счета, и если он оплачен – дата оплаты и номер платежа в платежной системе (по этому номеру платеж можно найти в ней). Для еще неоплаченных счетов возможны операции над ними – можно получить или отправить ссылку клиенту на счет, его можно отменить или удалить.

Если клиент заходит по ссылке на удаленный, отмененный или уже оплаченный счет, то ему будет показано соответствующее сообщение – оплатить такой счет он не сможет.

Для вывода полученных средств из платежной системы нужно воспользоваться средствами самой системы – комиссия будет порядка 3% (текущие тарифы можно уточнить на их сайте)