Советы от организатора (в недалёком прошлом) для организаторов.
Очень полезным в моей работе оказалось упорядочивание задач, которые ежедневно, еженедельно необходимо решать, чтобы обеспечить успешную жизнь центра.
Мы собрались всеми работниками, задействованными в организаторской деятельности, и составили большой список дел, которые мы на работе выполняем. Например, отвечаем на звонки, делаем рассылки, записываем людей в группы, печатаем списки групп и бейджики, публикуем новости в социальных сетях и т.д.
Этот список дополнялся и уточнялся ещё примерно неделю, потому что предусмотреть всё и сразу – трудно.
Потом мы договорились о том, какие задачи кто из нас готов/хочет/может взять на себя. Записали эти обязанности, чтобы для всех был ясен его круг ответственности, и где-то была чёткая информация об этом на случай возникновения каких-то неясностей.
Далее очень важно свои задачи распределить по признаку их регулярности. Это нужно для того, чтобы упорядочить своё рабочее время, сэкономить много времени и сил, не забывать чего-то важного.
Пример:
- ежедневные дела – звонки, новости в социальных сетях, ответы на электронную почту,
- еженедельные дела – е-мейл рассылка, печать списков групп и бейджиков, ведение базы клиентов,
- ежемесячные дела – отчёты по проведённым группам, обновление новостей на сайте, расчет зарплаты сотрудникам.
Выделите себе основное удобное время дня для выполнения ежедневных дел. Я, например, отвела под это время с 9 до 14 дня. В это время я выполняла весь необходимый объём работы и оставшуюся часть дня только изредка и коротко просматривала почту, принимала звонки.
Выберите для повторяющихся ежедневных дел наиболее подходящие дни. Например, рассылка может отправляться в один и тот же день, это будет удобно и вам, и вашим клиентам. В BasePlan есть модуль «задачи», в котором очень удобно составить себе расписание таких еженедельных задач по дням.
Для ежемесячных задач я выбирала себе неделю, в которую в относительно менее загруженный день я буду выполнять необходимые дела, готовить отчёты. Точный день стоит выбрать накануне назначенной недели и внести напоминание себе в «задачи».
Такое структурирование разгружает голову и автоматизирует работу, облегчает её.
Успешной работы и удовольствия от организаторства! Мы знаем, что творим чудо, выстраивая потоки людей, взаимодействие между ними, создавая порядок из хаоса :)
